Porqué implementar un SGC Bajo el modelo ISO 9001:2008

Las Organizaciones de la era de información establecen básicamente sus estrategias sobre dos marcos estrategicos genéricos: La excelencia operativa a partir de un esfuerzo real para reducir costos y ser lideres en costos y la otra, la diferenciación.

En cualquiera de los dos casos, las empresas requieren de modelos de excelencia que faciliten y permitan materializar ambos marcos. Los sistemas de gestión de la calidad se orientan a la plena satisfacción de los clientes, a través de la sistematización, coherencia, sentido y resultados de sus procesos, finamente identificados, documentados, implementados y controlados.

Los objetivos fundamentales de un sistema de gestión de la calidad radican en:

1. La mejora continua del desempeño global de la organización, desde el enfoque de la eficiencia, la eficacia y la efectividad

2. Demostrar su capacidad para proporcionar productos que satisfagan los requisitos del cliente y los reglamentarios aplicables.

3. Aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz de los procesos y el aseguramiento de la conformidad con los requisitos del cliente.

4. Crear la estructura capaz de responder de forma oportuna y conveniente ante las desviaciones que afecten la satisfacción del cliente y/o la gestión y rendimientos de los procesos.

Existen organizaciones que solo procuran la implementación del sistema de gestión, bien sea bajo el enfoque del modelo ISO 9001:2008 o de otro modelo de excelencia, tales como EFQM, Malcom Baldrige, y otras organizaciones procuran certificar sus procesos como parte de una estrategia de comercialización y marketing. La experiencia indica, que éstas ultimas terminan con procesos en parálisis, la razon se fundamenta básicamente en que el sistema se implementa de forma documental para cumplir con unos requisitos pero no para fortalecer los procesos y mejorar los niveles de productividad.

El proceso de implementación es sistemático, arduo y requiere de la participación de todos. El primer paso a considerar es el desarrollo del sistema documental. Los especialistas en Organización y Sistema tienen en este sentido algunas ventajas, sobre todo cuando se trata de caracterizar los procesos y las unidades funcionales, el diseño de procedimientos, instructivos, formatos u otros documentos-

La recomendación es comenzar con la carterización de las unidades funcionales o los procesos. Esto se realiza considerando la configuración de los elementos gerenciales, es decir, objetivo central del proceso o de la unidad funcional, clientes, proveedores, productos y sus atributos, insumos y sus atributos, procesos o procedimientos (caso caracterización de procesos), recursos y controles requeridos.

Este levantamiento bajo el enfoque de la configuración de los elementos gerenciales permite obtener MAPAS DE PROCESOS, documentos que usualmente son presentados para dar cumplimiento a algunas cláusulas del capitulo 4 de la ISO 9001:2008 en cuanto a identificación, desarrollo de procesos e identificación de interrelaciones.

Más adelante, podremos desarrollar algunas otras recomendaciones puntuales para el diseño documental que se requiere para implementar un SGC.

5 "S" HOUSEKEEPING. La organización, el Orden y la limpieza en la Calidad Total

¿QUÉ SON LAS 5S?

Las 5 S son cinco principios japoneses cuyos nombres comienzan por S y que van
todos en la misma dirección: conseguir una empresa limpia, ordenada y un grato ambiente de trabajo.

Cada “S” tiene un significado particular, tal como sigue:

Seiri: Organizar
Seiton: Orden
Seisó: Limpieza
Seiketsu: Normalización o estandarización
Shitsuke: Disciplina

Las 5S no es una técnica que procura la estética sino de funcionalidad y eficacia. Como un estado ideal en el que:

- Los materiales y útiles innecesarios se han eliminado,
- Todo se encuentra ordenado e identificado,
- Se han eliminado las fuentes de suciedad,
- Existe un control visual mediante el cual saltan a la vista las desviaciones o fallos, y todo lo anterior se mantiene y mejora continuamente.

¿PARA QUIÉN SON LAS 5S?

Para cualquier tipo de organización, ya sea industrial o de servicios, que desee iniciar el camino de la mejora continua. Las 5S son universales, se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones, tanto en talleres como en oficinas, incluso en aquellos que aparentemente se encuentran suficientemente ordenados y limpios. Siempre se pueden evitar ineficiencias, evitar desplazamientos y eliminar despilfarros de tiempo y espacio.

Es importante agregar, que las 5S son aplicables sin problemas en nuestra vida personal, ¿Quién no desearía aplicar las 5S en sus hogares, habitaciones u otros espacios domésticos? Para entender esta técnica la idea es primeramente valorar su importancia aplicándolo a ámbitos cotidianos donde seamos nosotros mismos los planificadores, promotores y ejecutores.

En las empresas las experiencias son extraordinarias. La calidad tiene asidero cuando existen condiciones de limpieza, orden y seguridad. Espacios confusos, sucios, desordenados y con materiales y objetos innecesarios ocupan espacios importantes, crean caos y no permite el normal y adecuado flujo de los procesos.

La recomendación al implementar este tipo de herramientas es primeramente invitar a los miembros de la organización a reconocer y valorar la importancia de esta fabulosa técnica. En otra oportunidad, vamos a profundizar sobre los pasos a seguir para implementar las 5S Housekeeping…