Auditorías de la Calidad

La norma ISO 9000: 2000 define una Auditoria de Calidad como:

“Un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría”.

El objetivo de la auditoría de calidad es evaluar la suficiencia y eficacia de las disposiciones de calidad de una organización mediante la recolección y uso de evidencia objetiva, e identificar y registrar las instancias de no-cumplimiento con las disposiciones de calidad e indicar, donde sea posible, las razones.

Es importante tener en cuenta que la auditoría es un ejercicio de recolección de información, el cual permitirá identificar una necesidad de mejoramiento o de acciones correctivas. La información buscada es la evidencia objetiva de cumplimiento, y no un número máximo de no conformidades. No es una cacería de brujas ni se realiza para culpar. Los auditores deben estar conscientes de esto y deben hacer esfuerzos para crear una imagen positiva de la auditoría, de otra forma puede no establecerse el clima para una comunicación eficaz.

Es de crucial importancia que la información recolectada sea precisa y basada en hechos, ya que con base en los reportes de auditoría se tornarán decisiones gerencial importantes. Los efectos financieros de las decisiones basadas en información incorrecta, recolectada durante auditorías realizadas inadecuadamente, pueden tener un efecto devastador sobre la organización. Por lo tanto es absolutamente importante que las auditorías sean realizadas únicamente por personal entrenado apropiadamente por profesionales contratados. La recolección de información y evidencia objetiva requiere de habilidades que sólo se pueden desarrollar a través de entrenamiento y experiencia.

Objetivos de la Auditoría

Los participantes probablemente han escuchado un número de calificativos agregados a la palabra “auditoría”. Toda esta terminología puede sonar un poco confusa y requiere de alguna clasificación.

Es importante entender que siempre hay un número de involucrados, quienes pueden tener un interés creado en la calidad del producto y consecuentemente en el sistema de calidad de la organización. Esto incluye a los accionistas, los gerentes, los clientes, las entidades reguladoras, entre otras. Todos ellos pueden utilizar la auditoría como una herramienta para obtener información, sobre el sistema de calidad de la organización.

Normalmente se realizan las auditorías por uno o más de los siguientes propósitos:

• Determinar la conformidad o no conformidad del sistema de calidad con los requisitos especificados.
• Determinar la eficacia del sistema en el cumplimiento de objetivos.
• Identificar el potencial para el mejoramiento del sistema de calidad.
• Cumplir los requisitos regulatorios
• Para propósito de certificación (registros) del sistema de calidad.
• Para evaluación inicial de un proveedor potencial.
• Como parte de una revisión regular de los proveedores bajo acuerdos contractual para asegurar que sus sistemas de calidad continúan cumpliendo con sus requisitos.
• Verificar que el sistema de calidad de una organización continúa cumpliendo con los requisitos especificados.
• Evaluar el sistema de calidad de su propia organización contra los requisitos de una norma de sistema de calidad.

Las auditorías pueden formar parte de un programa de auditorías periódicas o pueden ser iniciadas como una acción extraordinaria debida a cambios en el sistema de calidad de la organización aumento en el volumen de trabajo dado al proveedor, preocupaciones relacionados con la solidez del sistema de calidad del proveedor o debido a otras circunstancias que indiquen la necesidad de realizar una auditoría.

En resumen las auditorías en general se realizan con el fin de:

• Dar a la gerencia la confianza en que las cosas ocurren en la forma proyectada.
La función del gerente es asegurar que el negocio u operación bajo su control se realiza eficazmente. La retroalimentación generada por auditorías de calidad efectivas suministra las bases sobre las cuales la gerencia puede bien sea obtener confianza en el sistema implementado o decidir que mejoramientos son necesarios. El gerente no puede tener confianza en los sistemas si estos no pueden ser probados regularmente.

• Dar confianza a los clientes.

La información recolectada durante una auditoría de segunda parte puede permitir al cliente obtener confianza en la habilidad del proveedor para suministrar un producto conforme.

• Detectar y observar problemas operacionales.

Se ha hecho un gran esfuerzo en el desarrollo y documentación de procedimientos aplicables a varias actividades y elementos del sistema. No obstante los esfuerzos hechos para asegurar que los procedimientos son correctos y factibles, se ven diluido al detectarse que ellos todavía requieren de cambios durante las auditorías internas de calidad, el auditor tendrá la oportunidad de obtener las dificultades que se presenten en el cumplimiento con el sistema y los procedimientos. Los problemas en el sistema y la manera de mejorarlo se harán evidentes durante la discusión con aquellas personas responsables del departamento, función u operación y por la ejecución de los procedimientos relevantes.

• Suministrar la retroalimentación para acciones correctivas y mejoramiento.

Las auditorías pueden detectar instancias de no conformidad con las disposiciones planificadas. Se debe entonces tener cuidado de asegurar que las causas básicas para dichas no conformidades serán identificadas y se implementarán las acciones correctivas apropiadas. La efectividad de las mismas deberá ser verificada mediante la realización de auditorías de seguimiento.

1.3 Clasificación de la Auditoria.

Los criterios para la clasificación de las auditorías se basan en quién audita a quién, con qué fines y cuáles propósitos.

¿Quién a quién?

Auditorías de Primera Parte.

Esta es una auditoría de una organización sobre sí misma. Se realiza en beneficio de la dirección de la organización, quién utilizará la información recolectada durante la auditoría.

Auditorías de Segunda Parte.

Esta es una auditoría realizada por una organización sobre otra organización para los fines y propósitos de la organización que la emprendió. Esta clase incluye las auditorías emprendidas por los clientes sobre sus proveedores actuales o potenciales, etc. Cuando los proveedores actuales o potenciales están siendo auditados la intención es obtener información suficiente acerca del sistema de calidad del proveedor, para asegurarle a la organización del cliente que sus necesidades y requisitos específicos están siendo y seguirán siendo cumplidos.

Es importante que la auditoría sea realizada profesionalmente, y que refleje con precisión la eficacia del sistema de calidad del proveedor. Recuerde, los resultados afectarán las decisiones comerciales que pueden ser costosas y críticas para el futuro de ambas organizaciones. Por consiguiente debe ser llevado a cabo, por personal relevante que es entrenado, asegurando así que la información correcta es obtenida.

Otro factor importante es que el sistema de calidad auditado debe ser juzgado sobre sus propios méritos. Aunque una compañía puede usar un sistema particular (por ejemplo: ISO 9000) esto no quiere decir que otros son inferiores (por ejemplo: existe una empresa norteamericana conocida como Markc y Spencer que tiene su propio sistema y el cual ha probado ser extremadamente efectivo).

Auditorías de Tercera Parte

Estas son las auditorías emprendidas por una tercera parte independiente que no tiene ningún interés creado en los resultados de la auditoría. Típicamente auditorías de certificación (registros), auditorías para premios de calidad, etc.

Igual que con la Auditoria de Segunda Parte, las Auditoría de Tercera Parte presionan considerablemente tanto al auditor como al auditado. El resultado de la auditoría será crítico para el auditado y la preparación para ella debe ser un ejercicio costoso. Por consiguiente el auditor debe ser visto como un profesional completamente competente de tal forma que la compañía no tendrá dudas de que los resultados reflejan correcta y justamente su sistema de calidad.